REGULAMIN

I POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

1. Organizatorem KonferencjiConcilium Latinum Lodziense …,dalej zwanej Konferencją są Katedra Filologii Klasycznej UŁ i Studium Języków Obcych UŁ dalej zwane „Organizatorem”. Konferencja jest zorganizowana na Wydziale Filologicznym Uniwersytetu Łódzkiego.
2. Konferencja odbędzie się …………….i będzie prowadzona hybrydowo przy wykorzystaniu narzędzia Microsoft Teams. Językiem Konferencji jest język łaciński.
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencjii obowiązują wszystkich Uczestników.
4. Przesłanie do Organizatora zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu.
5. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w programie i Regulaminie Konferencji oraz prawo do zmiany terminuKonferencji lub jej odwołania.
6. W przypadku odwołania Konferencji Organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną najpóźniej na 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji.

 

 

II WARUNKI UCZESTNICTWA

 

1. Uczestnikiem Konferencji może być pełnoletnia osoba fizyczna, która spełni łącznie wszystkie warunki określone w pkt 2 poniżej. Osoby niepełnoletnie mogą być zgłoszone przez pełnoletniego opiekuna.
2. Warunkiem uzyskania statusu Uczestnika Konferencji jest łączne spełnienie poniższych warunków:

1. zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem elektronicznego formularza rejestracyjnego,
2. otrzymanie od Organizatora wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną z potwierdzeniem rejestracji.

3. Organizator wydaje autorom wystąpień na życzenie certyfikat uczestnictwa w Konferencji.

 

III ZASADY KONFERENCJI

 

1. Termin rejestracji uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu ……………... Po tym terminie rejestracja będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.
2. Organizator ustala program Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, również w dniu Konferencji, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
3. Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Konferencji, wynikające z przyczyn od niego niezależnych.
4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Konferencji nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
5. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad społecznych, instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
6. Uczestnikom zdalnym przed rozpoczęciem Konferencji na adres poczty elektronicznej zostanie przesłane zaproszenie do uczestnictwa zawierające link do Konferencji.
7. Uczestnik jest obowiązany do oznaczenia swojego udziału w Konferencji poprzez podanie pełnego imienia i nazwiska. Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych.

 

 

IV PŁATNOŚCI

 

1. Udział w Konferencji jest bezpłatny.

 

 

V REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI

 

Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres poczty elektronicznej organizatorów.

 

VI WIZERUNEK

 

1. Włączając kamerę w swoim urządzeniu i/lub mikrofon podczas Konferencji, Uczestnik wyraża poprzez to działanie zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie jego wizerunku i głosu przez Organizatora w związku z przeprowadzaną Konferencją.
2. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie przez Uniwersytet Łódzki, z siedzibą przy ul. Narutowicza 68 90-136 Łódź, jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku.

 

VII OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanego „RODO” informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Łódzki z siedzibą w Łodzi, ul. Narutowicza 68, 90-136 Łódź.
2. W każdym przypadku Pan/Pani może skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: na wyżej wskazany adres korespondencyjny z dopiskiem: Inspektor Ochrony Danych UŁ lub e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej: iod@uni.lodz.pl
3. Dane osobowe obejmujące: imię (imiona) i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, tytuł naukowy, afiliacja będą przetwarzane w następujących celach:

• rejestracji uczestnictwa oraz organizacji i przeprowadzenia Konferencji Concilium Latinum Lodziense ……. organizowanej w dniu …………. przez Katedrę Filologii Klasycznej i Studium Języków Obcych  Uniwersytetu Łódzkiego w formule stacjonarnej oraz przy wykorzystaniu narzędzia Microsoft Teams;
• komunikowania się z Uczestnikami w sprawach związanych z Konferencją, udokumentowania jej przebiegu, w tym m.in. sporządzenia listy Uczestników, wydania certyfikatów uczestnictwa;
• otrzymywania na wskazany w zgłoszeniu adres poczty elektronicznej informacji o  przyszłych konferencjach i wydarzeniach o profilu naukowym lub popularyzujących naukę organizowanych przez Uniwersytet Łódzki w przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach.

4. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit e) RODO w związku z art. 2 i 11 ustawy z 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (gdyż jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi w związku z misją systemu szkolnictwa wyższego i nauki w zakresie kształcenia, działalności naukowej, kształtowania postaw obywatelskich, a także uczestnictwa w rozwoju społecznym oraz tworzeniu gospodarki opartej na innowacjach);
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy);
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (w związku z wymogami przepisów prawa oraz aktów prawa wewnętrznego obowiązującego w UŁ);
• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych (w przypadku zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach);

5. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, o których mowa w pkt 3, przez okres przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej Konferencji przez Uniwersytet Łódzki. W sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa dane osobowe mogą być też przetwarzane w okresie niezbędnym do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń.W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji dane osobowe będą przechowywane do wycofania zgody.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo:

1. dostępu do treści swoich danych,
2. do sprostowania swoich danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym,
3. do usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
4. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
5. do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2;

8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 3.

 

 

VIII POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

1. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencjibędą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 marca 2024 roku.